flag Судова влада України

Єдиний Контакт-центр судової влади України 0-800-501-492

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

ЗАТВЕРДЖЕНО 

Рішенням зборів суддів

Мостиського  районного

суду Львівської області

№ 12 від 10.09.2015р.

 

Засади використання автоматизованої системи документообігу

Мостиського районного суду Львівської області

 

Засади використання автоматизованої системи документообігу Мостиського районного суду Львівської області (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Положення про автоматизовану систему документообігу суду(в редакції, затвердженій рішенням Ради суддів України від 05 червня 2015 року №55), Положення про збори суддів Мостиського районного суду Львівської області.

Збори суддів відповідного суду мають визначені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

Зборами суддів Мостиського районного суду Львівської області  затверджуються  ці Засади про наступне.

1. Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу Мостиського районного суду Львівської області, здійснюється цими Засадами відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про доступ до судових рішень», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про захист персональних даних» та інших нормативно-правових актів.

2. Наведені у Засадах терміни вживаються в таких значеннях, які визначені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

3. Засади визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в Мостиському районному суді Львівської області, які забезпечують:

реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;

об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

визначення присяжних та народних засідателів для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

оприлюднення передбаченої Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформації для розміщення на веб-сайтах судів веб-порталу «Судова влада України»;

виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

передачу судових справ до електронного архіву.

4. Для функціонування автоматизованої системи ДСА України здійснює забезпечення та виконання цілей і завдань, які передбачені п. 1.3.2 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

5. У Мостиському районному суді Львівської області як місцевому загальному суді використовується комп’ютерна програма «Д-3», розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

6.  Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді, здійснюються адміністратором автоматизованої системи на підставі укладених договорів з ДСА України.

7. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;

використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

8.  Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

9. Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.

10.    На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файлу.

11.     Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

12.     Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

13.     Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

14.     Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.

15. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

16. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату  суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

17. У суді може застосовуватися:

автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

повторний автоматизований розподіл судових справ.

Особливості автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами Мостиського районного суду Львівської області.

18.     Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

під час тимчасової непрацездатності судді;

за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

19. Винятково у разі тривалої відсутності, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи (перебування на лікарняному, закінчення терміну повноважень, переведення в інший суд тощо), невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу відповідно до цих Засад використання автоматизованої системи документообігу суду та Положення про автоматизовану систему документообігу суду (в редакції, затвердженій Рішенням Ради суддів України від 22 липня 2015 року №79).

Збори суддів мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

Якщо суд розглядає справу колегіально, то повторний автоматизований розподіл відбувається для визначення судді (суддів) з метою заміни судді (суддів), що вибули.

У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

Особи, які беруть участь у справі, повідомляються про неможливість проведення судового засідання в порядку, визначеному Положенням (Засадами).

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

20.   Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження, здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

21. Збори суддів мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.

22. У випадку помилково визначеної спеціалізації спору під час реєстрації позовної заяви (заяви), за умови, що суддею, якому розподілено дану заяву, не вчинено жодних процесуальних дій, то така заява підлягає повторному автоматизованому розподілу між суддями із одночасним внесеннями відповідних виправлень (заміни категорії спору) до автоматизованої системи документообігу суду.

23. У разі задоволення відводу або самовідводу судді чи всього складу суду (якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (суддів).

24. Не підлягають автоматизованому розподілу та передаються судді, який був попередньо визначений автоматизованою системою документообігу, справи  про:

- скасування заходів забезпечення позову;

- розгляд заяв про забезпечення доказів;

- повернення судового збору;

- роз’яснення судового рішення;

- виправлення описки;

- винесення додаткового рішення;

- запити (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні;

- усі клопотання органу досудового розслідування до слідчого судді у кримінальному провадженні;

- кримінальні провадження, по яких обвинувальний акт повернуто прокурору для усунення недоліків;

- подання, заяви, звернення в порядку виконання рішень в справах про адміністративні правопорушення;

- протоколи про адміністративне правопорушення при їх повторному скеруванні в суд  після доопрацювання відповідно до постанови судді;

- протоколи про адміністративне правопорушення відносно однієї і тієї ж особи, що одночасно надійшли до суду, з метою дотримання вимог ч.2 ст.36 КУпАП.

- матеріали позовних заяв (в порядку адміністративного та цивільного судочинства), які визнані ухвалою судді неподаними та повернуті позивачу (заявнику) через не усунення недоліків, зазначених в ухвалі про залишення позову без руху, які подані повторно;

- матеріали позовних заяв (в порядку адміністративного судочинства), які залишені без розгляду з причин пропуску строків звернення до суду, які подані повторно;

- матеріали позовних заяв (подані в порядку адміністративного та цивільного судочинства), які залишені без розгляду у зв’язку з повторним неприбуттям позивача в судове засідання, які подані повторно;

- матеріали позовних заяв в порядку адміністративного судочинства, які залишені без розгляду у зв’язку з клопотанням позивача про відкликання позовної заяви, які подані повторно;

- матеріали позовних заяв в порядку цивільного судочинства, які залишені без розгляду у зв’язку з клопотанням позивача про залишення позову без розгляду, які надійшли повторно.

25. Збори суддів визначають особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у випадках виконання іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України), у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів), у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів та, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні.

26. Зборами суддів обираються двоє суддів, які виконують обов’язки слідчого судді. При цьому обирається основний слідчий суддя, який виконує свої обов’язки на постійній основі, та резервний слідчий суддя, який виконує обв’язки слідчого судді лише у період відсутності основного слідчого судді (перебування у відпустці, відрядженні, на лікарняному, тощо). Всі справи, підвідомчі слідчому судді, розподіляються безпосередньо до дня виходу у відпустку, відбуття у відрядження, перебування на лікарняному, тощо.     

27. Кримінальні провадження відносно обвинувачення неповнолітніх осіб розподіляються автоматизованою системою між суддями, котрі визначені зборами суддів Мостиського районного суду Львівської області для розгляду таких справ.

Визначення присяжних та народних засідателів відбувається відповідно до вимог п.п. 2.5, 2.6 Положення про автоматизовану систему документообігу суду (в редакції, затвердженій Рішенням Ради суддів України від 22 липня 2015 року №79).

28. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до  Положення  про автоматизовану систему документообігу суду фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

29. Графік чергування суддів в неробочі та святкові дні (ст.73 КЗпП України) та в період загальнодержавних та місцевих виборів - затверджується зборами суддів, після чого виноситься розпорядження керівника апарату суду про відповідний розподіл судової справи.

30. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються Рішенням зборів суддів Мостиського районного суду Львівської області та вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

31. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.